از آنجا که سازمان ها حوزه ی خود را بین جمعیت های مختلف گسترده اند، مدیریت اهمیت ویژه ای پیدا کرده است. مدیران امروزی با اعضاء گروه مختلفی روبه رو هستند که ممکن است متعلق به محل ها و فرهنگ های مختلفی باشند و سوابق و گذشته های متفاوتی داشته باشند.

جمع و جور کردن و درست کردن تیم ها و گروه های مختلف، از جمله مهارت های باارزشی است که مدیران در پی کسب آن هستند. برای انتخاب فردی برای کاری یا پروژه ای، اینکه بدانیم فرد موردنظر قابلیت کار به صورت گروهی را دارد یا خیر، اهمیت زیادی دارد. در این مقاله می خواهیم به مدیران کمک کنیم تا راه های ساختن و جمع و جور کردن یک تیم گروهی را بیاموزند. با ما همراه باشید.

1.  از بهترین افراد استفاده کنید

علت اهمیت: فاصله ی بهره وری بین کارمندان عالی و متوسط باید مدنظر قرار گیرد. اگر برای انجام پروژه ای که در دست دارید فرجه ی کمی دارید و کیفیت کار نیز برایتان مهم است، حتماً بهترین ها را در تیم جمع کنید. ممکن است استخدام آنها کمی برایتان گران تمام شود، اما از طریق آنها بیشترین بازده نصیبتان خواهد شد. آن ضرب المثل قدیمی در اینجا صادق است: "هر چقدر پول بدهی، آش می خوری."

راهکار: افرادی را استخدام کنید که اطلاعات مربوط به سوابق کاریشان مانند بهترین کارمند شرکتتان باشد (در امورد مالی باتجربه باشند، طی 5 سال گذشته فقط دوبار تغییر شغل داده باشند، باانگیزه، مشتاق و علاقه مند باشند). دقت کنید که افرادی که انتخاب می کنید، مهارت های مورد نیاز (مثل مهارت های اجتماعی، شخصیت و انگیزه) و قدرت ذهنی لازم برای حل مشکلات و تجزیه و تحلیل مسائل و همچنین چشمی باریک بین داشته باشند. البته ممکن است به خاطر فرجه ی کمی که دارید، مجبور شوید که کمی در استخدام اعضاء عجله به خرج دهید. باید هر طور شده از عجله اجتناب کنید. به دقت افراد را بررسی کرده و بعد انتخاب کنید تا نتیجه ی مورد نظر عایدتان شود.

2.  کارها را برحسب مهارت و انگیزه تخصیص دهید 

علت اهمیت:  مدیران هیچگاه کارمندان را تشویق نکرده و به آنها انگیزه نمی دهند: این خود افراد هستند که باید در خود انگیزه ایجاد کنند. اگر کارها را برحسب انگیزه ی هر فرد به او واگذار کنید، مطمئن باشید که به خوبی انجام خواهد شد. اگر به کارمندان خود اجازه دهید که در حوزه ی مورد علاقه شان فعالیت کنند، هیچگاه با مشکل مواجه نخواهید بود.

راهکار:  رفتار مدیر می تواند به کارمندان کمک کند تا انگیزه های درونی خود را بشناسند. مدیر باید یک مربی باشد تا ثبات و توافق در امور حاصل شود. اگر مدیر بتواند از روی شخصیت کارمندان پی به مهارتهای آنها ببرد، بسیار موفق خواهد بود. به طور مثال کارمندی که روابط عمومی خوبی دارد، اگر در پشت زمینه از او کار گرفته شود، اعتماد به خود را از دست می دهند و نخواهد توانست به خوبی کار کنند. افراد فعال و آنها که دوست دارند زود نتیجه ی کار خود را ببینند، اگر در قسمت فروش به کار گرفته شوند موفقیت زیادی از آنِ شرکت خواهند کرد.

3.  تعادل ایجاد کنید

علت اهمیت:  اکثر پروژه ها نیازمند آمیزه ای از فعالیت ها است. تیم گروهی باید مجموعه ای متوازن و متعادل از مهارت ها دارا باشد، به خصوص اگر اکثر اعضاء در رشته ی خود متخصص باشند (مشاوران، تحلیل گران، متخصصین فناوری اطلاعات و...). همه این مهارت ها در روند انجام پروژه باید به کار آیند و فقدان یکی از این نیازها باعث اختلال در کار خواهد شد. مدیران باید توجه داشته باشند که علاوه بر متعادل کردن مهارت ها، باید شخصیت های افراد دخیل در کار را نیز متعادل کنند تا اختلافی بین اعضاء گروه پیش نیاید.

راهکار:  توازن و تعادل باید در شخصیت و خلق و خوی افراد نیز ایجاد شود، چون باعث می شود که اعضاء رابطه ی خوبی با هم برقرار کنند. مدیر وظیفه دارد که ارتباطات بین گروه را به خوبی تحت نظر داشته باشد. تا حد ممکن باید در تلاش باشد که از افرادی در پروژه استفاده کند که قابل انعطاف باشند و بتوانند با افراد مختلف سازگاری پیدا کنند.

4.  ترکیب تیم را کنترل کنید

علت اهمیت:  پیش بینی اینکه ترکیب تیم انتخاب شده صحیح است و موفق خواهد بود یا خیر بسیار مشکل است؛ از اینرو مدیر باید به طور مداوم بر تیم نظارت داشته باشد. اگر به کسی که به خوبی با ترکیب تیمی تطابق ندارد اجازه داده شود که در تیم باقی بماند، مطمئناً عملکرد تیم دچار مشکل خواهد شد.

راهکار:  تشخیص خود گروه بسیار مهم است. همیشه افرادی در تیم وجود دارند که باعث نگاه داشتن اعضاء کنار همدیگر می شوند. با اینکه ممکن است مدیر بخواهد این "دلقک گروه" را به خاطر عدم فعالیت بیرون بیندازد، اما اعضاء وجود آن فرد را به خاطر جوک ها و لطیفه هایش برای بقای گروه ضروری می دانند. وظیفه ی مدیر این است که هر از چند گاهی با اعضاء تیم به صورت تکی صحبت کند تا متوجه اشکالات کار شود.

5.  امتیاز بدهید، سرزنش نکنید

علت اهمیت:  زیاد به دنبال مقصرها نباشید. انگشت گذاشتن روی یک نفر در تیم، انعکاس منفی بر تیم خواهد داشت و به قیمت اتلاف زمان و کیفیت کار تمام خواهد شد. هر موفقیت کوچک داخل تیم را جشن بگیرید و اعضاء تیم را تشویق کنید. اینکار باعث خواهد شد که همدلی و رفاقت خوبی بین اعضاء ایجاد شود.

راهکار:  یک مربی باشید، نه در جستجوی ستاره ها. بگذارید افراد اشتباه بکنند—این تنها راه آموزش آنهاست. یک مدیر باید این قابلیت را داشته باشد که از جنبه های خوب هر فرد در جهت منافع تیم استفاده کند. رفتارها و اعمال صحیح و مثبت را تشویق کنید تا افراد برای انجام دوباره ی آن انگیزه داشته باشند.

6.  با اعضاء تیم مهربان باشید

علت اهمیت:  تمرکزتان باید بر انجام کار باشد. به همه ی اعضاء تیم فرصت دهید تا توانایی ها و استعدادهایشان را نشان دهند. آنها را به همکاری ترغیب کنید، چون همانطور که می دانید دستاوردهای تک نفره اگر باعث موفقیت تیم نشود، به هیچ دردی نمی خورد.

راهکار:  افراد دوست دارند که مورد توجه قرار گیرند. مدیر تا می تواند باید حس توجه و علاقه را در تیم به وجود بیاورد. باید اعضاء را به ریسک کردن تشویق کند و به آنها یاد دهد که چطور با شکست مواجه شوند. افراد را باید در درجه ی اول اهمیت قرار دهد و اشتباهات را قدمی برای پیشرفت به حساب بیاورد.

7.  عملکردهای تیم را مداوماً مرور کنید

علت اهمیت:  هنگام مواجهه ی تیم با فراز و نشیب ها و تغییرات، وظیفه ی مدیر این است که هدف اصلی را به یاد اعضاء بیاورد. و به آنها کمک کند تا با استفاده از تجربیاتی که حین این تغییرات به دست آورده اند، تیم را به سمت موفقیت همراهی کنند.

راهکار:  تیم باید از هر تغییر یا پیشرفت که می تواند بر عملکرد تیم تاثیر بگذارد، باخبر باشد. مدیر باید اطمینان یابد که هدف اصلی گروه برای همه ی اعضاء جا افتاده است و هیچ تردیدی در آنها وجود ندارد. تا می تواند باید اعضاء تیم را تشویق کند و آنها را در پیشبرد هدف گروه همراهی کند.

یک تیم موفق!

ساختن و جمع و جور کردن یک گروه خوب مسئله ای چالش انگیز است. نیازمند برنامه ریزی هوشیارانه و دقیق است. سه درس اصلی این است: با اعضاء صادق باشید، به آنها فرصت عمل دهید، و آنها را تشویق کنید. اولی به آنها هدف می دهد، دومی به آنها توانایی عمل می دهد و آخری باعث می شود که حتی روزهای تعطیل هم سر کار حاضر باشند.